Studi Banding Kearsipan Pada Universitas Gajah Mada
Jakarta - Badan Kebijakan Fiskal (BKF) pada tanggal 12 - 14 Desember 2011 melakukan studi banding tentang manajemen arsip pada Universitas Gajah Mada (UGM). Alasan dipilihnya UGM sebagai sasaran kunjungan studi banding, karena UGM telah meraih predikat sebagai Pemenang Pertama dalam Kompetisi Unit Pengelola Kearsipan di lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional Tahun 2011. Sebelumnya pada tahun 2007 UGM juga menjadi unit pengelola terbaik pertama pada kompetisi yang sama. Setelah menjadi pemenang pertama tahun 2007 UGM tidak diperbolehkan mengikuti kompetisi, dan baru tahun 2011 UGM diberi kesempatan mengikuti kembali.
Kompetisi tersebut diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan Nasional dengan tim penilai terdiri dari Kemdiknas dan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pengelolaan Arsip UGM juga dilakukan secara rapih dan teroganisir. Arsip UGM dipimpin oleh Kepala Arsip UGM (Setingkat Eselon II) dan membawahi Sekretaris Kepala dan 2 (dua) Kepala Bidang (setingkat Eselon III).
Tim Studi Banding Badan Kebijakan Fiskal tiba di Universitas Gajah Mada pada pukul 09.00 WIB dan disambut oleh Sekretaris Arsip UGM, Bapak Drs. Zudimat. Acara langsung dimulai dengan materi pengenalan struktur organisasi pengelola Arsip UGM kemudian dilanjutkan dengan paparan mengenai pengelolaan arsip di Universitas Gajah Mada.
Setelah mendapatkan penjelasan mengenai kearsipan UGM oleh Bapak Zudimat, acara dilanjutkan dengan materi yang lebih detail yang disampaikan oleh Arsiparis UGM Bapak Ir. Anung Nugroho dan Kepala Bidang Layanan Bapak Yukhron Fathoni.
Acara selanjutnya adalah diskusi dan tanya jawab antara Tim Studi Banding BKF dengan para pejabat dan staf pengelola arsip. Setelah itu Tim kemudian meninjau langsung kondisi penataan arsip, sistem komputerisasi, sistem pemberkasan, dan sistem penemuan kembali arsip. Pengelolaan kearsipan yang baik, benar, cepat dan akurat akan memberikan kualitas layanan yang prima kepada setiap pengguna jasa layanan pengarsipan baik dari sisi internal organisasi termasuk pimpinan dan staf maupun dari sisi eksternal.
